Heb jij net als ik een hekel aan vergaderen in die stoffige ruimte op kantoor? Of die ongeorganiseerde last minute vergadering in jullie gepimpte ruimte waarvan je inmiddels ieder stipje op het plafond kent? Ja? Dan adviseer ik je om dit blog te lezen. Ben je blij dat het gaat zoals het gaat, ook dan heb ik misschien nog wel wat bruikbare tips voor je om de vergadering naar een nog hoger niveau te tillen.
Wat is vergaderen?
Vergaderen of te wel met een paar mensen bij elkaar zitten om te overleggen, discussiëren en soms om te beslissen. Vergaderen doen we allemaal of het nu is om een vriendenuitje te organiseren of dat je een deal van een miljoen bespreekt. Vergaderen is en blijft hetzelfde en vaak erg saai maar wel hard nodig. De voorzitter bepaald de agenda op volgorde en de deelnemers uiten hun standpunt. We doen vergaderen tegenwoordig net zo vaak off- als online.
Wat is vaak het resultaat?
Online vergaderen, iedereen zet om de beurt zijn geluid uit en met een beetje geluk kun je ook nog je beeld uitzetten en ondertussen de was doen,
Vergaderen om te vergaderen, het onderwerp is niet iedereen en gaat het ene oor in en het andere uit.
De langdradige vergadering, na deze is de productiviteit van de deelnemers naar een dieptepunt gezakt en deze komt vaak niet meer goed.
De spoed vergadering, die heeft niet eens een goede agenda, iedereen kakelt door elkaar en eigenlijk wilde jij als leidinggevende van de vergadering enkel een boodschap delen.
10 Tips voor een efficiënt vergaderingen
Een vergadering voor een mededeling is geen vergadering, noem hem dan ook niet zo. Ben eerlijk en zeg: "Collega's, komen jullie samen, ik wil iets met jullie delen."
Geef je vergadering een duidelijk doel. Probeer geen 10 onderwerpen in één vergadering te proppen. Niemand heeft de spanningsboog die daarvoor nodig is. Bedenk goed wat echt belangrijk is. Bepaal maximaal 5 onderwerpen.
Begin ruim vooraf met het maken van een goede en actuele agenda. Deel de agenda tijdig met de andere zodat zij zich zelf en hun standpunt kunnen voorbereiden. Zo voorkom je dat iemand in dezelfde vergadering drie keer van punt wisselt.
Nodig alleen de deelnemers uit die er bij moeten zijn en van wie het standpunt gewest is. Is de mening van iemand niet gewenst zal deze persoon voor ergernis zorgen. Is er een genodigde die er niet bij hoeft te zijn, dan zal het die persoon ook niet interesseren en dan ga jij je irriteren aan die, onderuitgezakte met armen over elkaar gesloten houding.
Bij een langere vergadering is het fijn om energizers en pauzes te plannen. Leuke ernegizers kun je lezen op onze website bij vergaderen.
Bedenk vooraf duidelijke spelregels om deze meeting interactief te maken maar wel met structuur. Bijvoorbeeld iedere deelnemer heet 2 minuten om zijn standpunt te geven of omschrijf in drie zinnen wat jij gaat bijdragen aan het doel en waarom wel of niet.
Gebruik visuele hulpmiddelen die boeien. Een lap tekst die je opleest hoeft natuurlijk niet in beeld maar een gekke tekening, korte strip of afbeeldingen uit het bedrijf vind iedereen leuk. Zo hou je er ook een beetje sfeer is.
Stel altijd een notulist aan of soms twee, in de heat of the moment gaat altijd belangrijke info verloren. Vraag de notulist om binnen een week deze te delen. Gebruik daarbij een duidelijk overzicht met de afspraken, de verwachtingen, het vervolg en natuurlijk wat er besproken is. Ik zelf gebruik hiervoor vaak een standaardformulier, zo weet iedereen precies waar die wat kan vinden. Een voorbeeld heb ik als download PDF op onze website gezet.
Maak gebruik van een externe locatie. Zo hoef jezelf nergens aan te denken. Ook biedt een externe locatie vaak inspiratie of kun je leuke activiteiten tussendoor doen. Iedere deelnemer zal veel liever buiten de deur vergaderen met een lekkere lunch dan dat ze in het bedrijf blijven. De vergadering wordt begonnen met meer enthousiasme. Wanneer jij iets extra's doet voor de deelnemers, zullend de deelnemers veel serieuzer omgaan met het onderwerp en ook meer terug doen om het doel te bereiken.
Ga nooit vergaderen om te vergaderen, liever eens per kwartaal een hele goede dan iedere week een nutteloos uur waarbij al snel alles naar de week erop wordt geschoven.
Kun je iets met deze tips? Ik hoop van wel. Binnenkort staat op mijn agenda om een blog te schrijven over verschillende hilarische voorbeelden van presentaties en bewezen goede opdrachten. Ook een overzicht met energizers mag je verwachten. Kun je daar niet op wachten? Neem eens contact op met ons van Bossche Locals en vraag wat ik, Suus, voor jullie kan betekenen in een goede vergadering. Naast het organiseren van het programma en de locatie wil ik je altijd helpen met de invulling. Soms heb ik geen tijd, dan heb ik nog twee andere collega's en samenwerkers die ook te gekke opdrachten en ideeën hebben.